Xendy B.V., gevestigd aan de Oostervelden 62, 6681WZ te Bemmel, Nederland, verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt, en welke rechten u heeft als betrokkene.

1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?

Nextmessage verzamelt en verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de relatie met u. Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die wij verwerken, de doeleinden, en de rechtsgrond:

• Klanten: Contactgegevens, betalingsinformatie, gegevens over het gebruik van onze diensten, en de inhoud van verstuurde e-mails voor analyse en optimalisatie.
  • Doelen: Uitvoering van de overeenkomst, analyses voor verbetering van de dienstverlening, rapportage en optimalisatie van e-mailcampagnes.
  • Rechtsgrond: Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
• Prospecten en geïnteresseerden: Contactgegevens, bedrijfsnaam, en interesses in onze diensten.
  • Doelen: Marketing, informatieverstrekking en aanbiedingen.
  • Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang om nieuwe klanten te werven.
• Websitebezoekers: IP-adres, browsergegevens, cookies, en klikgedrag.
  • Doelen: Verbetering van de website-ervaring en het verstrekken van relevante content.
  • Rechtsgrond: Toestemming (voor niet-functionele cookies).
• Sollicitanten: Contactgegevens, CV, motivatiebrieven, en aanvullende sollicitatie-informatie.
  • Doelen: Beoordeling van geschiktheid voor een functie.
  • Rechtsgrond: Noodzakelijk voor precontractuele maatregelen.
• Medewerkers: Contactgegevens, personeelsdossier, salarisinformatie, identificatiegegevens, functietitel, arbeidsovereenkomst, werkuren, verlof en ziekteverzuim.
  • Doelen: Uitvoering van de arbeidsovereenkomst, salarisadministratie, voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals belasting- en sociale verzekeringswetgeving, en interne bedrijfsvoering.
  • Rechtsgrond: Noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, voldoen aan wettelijke verplichtingen en, in bepaalde gevallen, gerechtvaardigd belang (bijv. bij ziekteverzuimbeheer).
  • Bewaartermijn: Gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst en daarna zolang als wettelijk verplicht (bijvoorbeeld 7 jaar voor salarisadministratie).

2. Bewaartermijn van persoonsgegevens

Nextmessage bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Wij hanteren de volgende termijnen:

• Klantgegevens: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor zover vereist op grond van wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld 7 jaar voor financiële gegevens).
• Prospectgegevens: Totdat de prospect aangeeft geen interesse meer te hebben of na inactiviteit van 3 jaar.
• Sollicitantgegevens: Tot 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring.
• Gespreksopnames: Tot maximaal 30 dagen, tenzij nodig voor een juridisch onderzoek.

3. Gegevensverwerking door klanten (rol als verwerker)

Nextmessage verwerkt ook klantgegevens die door onze klanten worden geüpload (zoals e-mailcontacten). Hierbij treden wij op als verwerker van deze gegevens, terwijl de klant de verwerkingsverantwoordelijke is. Dit betekent dat:

• De klant verantwoordelijk is voor het verkrijgen van geldige toestemming van hun contacten voor het verzenden van e-mailcampagnes via Nextmessage.
• Nextmessage alleen de gegevens verwerkt in opdracht van de klant en geen controle heeft over de rechtsgrond van de verwerking door de klant.
• Klanten Nextmessage op de hoogte dienen te stellen van gegevensverwijdering of -wijziging om compliant te blijven.

4. Delen van gegevens met derden

Nextmessage werkt samen met zorgvuldig geselecteerde derde partijen om bepaalde diensten te leveren, zoals hosting, gegevensanalyse en betalingsverwerking. Deze derde partijen hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat strikt noodzakelijk is voor het leveren van hun diensten. Nextmessage sluit met alle derde partijen verwerkersovereenkomsten om te waarborgen dat zij voldoen aan de AVG-standaarden en dat zij uw gegevens uitsluitend verwerken conform onze instructies en uitsluitend voor het noodzakelijke doel.

Verwerking Buiten de EER
Waar mogelijk, verwerkt Nextmessage persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien het echter noodzakelijk is om persoonsgegevens buiten de EER over te dragen, treffen wij passende maatregelen om een beschermingsniveau te waarborgen dat in overeenstemming is met de AVG. Dit omvat onder meer het gebruik van standaard contractuele clausules (SCC’s) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie, en aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen waar dat vereist is.

Nextmessage begrijpt dat landen zoals Duitsland en andere EER-staten aanvullende eisen kunnen stellen aan gegevensverwerking buiten de EU. Om tegemoet te komen aan de specifieke eisen in deze landen, bieden wij op verzoek documentatie over de waarborgen die wij treffen bij het gebruik van internationale infrastructuur en data-overdracht. Klanten worden geïnformeerd over de locaties waar subverwerkers gegevens verwerken en kunnen inzage krijgen in de specifieke veiligheidsmaatregelen voor die datastromen.

Delen met Overheidsinstanties
In uitzonderlijke gevallen kan Nextmessage persoonsgegevens delen met overheidsinstanties, bijvoorbeeld wanneer dit wettelijk vereist is in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In dergelijke situaties nemen wij een weloverwogen beslissing en verifiëren wij of de overdracht noodzakelijk en wettelijk gerechtvaardigd is. Wij zullen in deze gevallen altijd handelen in overeenstemming met de wet en ons privacybeleid.

5. E-mail Tracking en Monitoring

Om onze klanten te helpen hun e-mailcampagnes te optimaliseren, verzamelt Nextmessage gegevens over de interacties met e-mails, zoals open- en klikgedrag. Deze informatie wordt alleen verzameld met toestemming van de contactpersonen en wordt door onze klanten gebruikt om rapportages te genereren en inzichten te verkrijgen. Geanonimiseerde gegevens worden bewaard om de dienstverlening te verbeteren.

6. Cookies en tracking technologie

Op onze website worden cookies gebruikt voor het verzamelen van bezoekgegevens, het verbeteren van de gebruikerservaring en het tonen van relevante content. Functionele cookies worden altijd geplaatst, maar niet-functionele cookies (zoals tracking- en marketingcookies) worden alleen geplaatst na uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt uw cookie-instellingen beheren via onze website.

7. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Nextmessage neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten:

• Versleuteling: Gegevens worden versleuteld tijdens verzending en opslag.
• Back-ups: Dagelijkse back-ups voor bescherming tegen dataverlies.
• ISO-27001-normen: We hanteren beveiligingsprotocollen volgens deze normen.
• Contractuele afspraken: Verwerkersovereenkomsten met leveranciers om bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

8. Privacy-by-design en privacy-by-default

Nextmessage past het “privacy-by-design” en “privacy-by-default” principe toe in het ontwerp van onze systemen. Dit betekent dat wij de bescherming van persoonsgegevens centraal stellen in onze werkwijze en altijd werken aan de verdere verbetering van onze systemen om uw gegevens te beschermen.

9. Uw rechten onder de AVG

Onder de AVG heeft u als betrokkene de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Nextmessage zal u ondersteunen bij het uitoefenen van deze rechten en streeft naar een snelle en volledige afhandeling van uw verzoeken:

• Recht op inzage: U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U kunt verzoeken om correctie van onjuiste of verouderde gegevens.
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens in gevallen waarin de verwerking niet langer noodzakelijk is of wanneer u uw toestemming intrekt.
• Recht op beperking van verwerking: U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld als de juistheid van de gegevens ter discussie staat.
• Recht op overdraagbaarheid: U kunt een kopie van uw persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief profilering, en tegen direct marketing.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming: Nextmessage neemt geen geautomatiseerde besluiten zonder menselijke tussenkomst die rechtsgevolgen voor u hebben of die u op andere wijze aanzienlijk treffen.

Geautomatiseerde Besluitvorming
Nextmessage maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst die rechtsgevolgen voor u heeft of die u significant treft. Voor klanten in landen zoals Nederland en Spanje, waar specifieke eisen gelden, bevestigen wij dat beslissingen over persoonsgegevens altijd een menselijke beoordeling ondergaan. Wij voldoen daarmee aan de regelgeving binnen de EER en lichten klanten op verzoek graag verder toe over de besluitvormingsprocessen.

Afhandeling van Verzoeken
U kunt verzoeken indienen via onze juridische afdeling via info@nextmessage.nl, die uw verzoek doorgaans binnen 5 werkdagen behandelt. In sommige gevallen kan het proces worden verlengd tot één maand, afhankelijk van de complexiteit van het verzoek. Nextmessage hanteert over het algemeen geen kosten voor de verwerking van deze verzoeken, tenzij sprake is van herhaalde of kennelijk ongegronde verzoeken. Eventuele administratieve kosten zullen vooraf aan u worden meegedeeld.

10. Klacht indienen bij de toezichthouder

Als u niet tevreden bent met hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Nextmessage kan deze privacyverklaring wijzigen om te voldoen aan gewijzigde wetgeving of om onze processen te optimaliseren. Wij raden aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen. Belangrijke wijzigingen worden per e-mail aan klanten doorgegeven.

12. Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of om uw rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via:

Xendy B.V.
T.a.v. Juridische afdeling
Adres: Oostervelden 62, 6681WZ te Bemmel, Nederland
Email: info@nextmessage.nl